Unser Scan- und Archivierungsservice
So schaffen Sie mehr Dynamik in Ihrem Unternehmen!
Papier stellt einen klaren Medienbruch in der digitalen Unternehmenswelt dar: Wir kommunizieren per eMail mit Kunden, Lieferanten und Kollegen, greifen per Computer auf alle relevanten Informationen zu, wickeln alle Geschäftsvorfälle vom Angebot bis hin zur Rechnung im Computer ab. Aber: Wir arbeiten noch lange nicht im papierlosen Büro!
Dabei können viele Prozesse im Unternehmen mit der digitalen Archivierung deutlich optimiert werden.
Die Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten liegen auf der Hand:
Dokumente werden nicht mehr in riesigen Aktenschränken aufbewahrt, sondern in elektronischen Archiven. Damit wird eine deutliche Einsparung von Lagerkosten erreicht: Jeder Zentimeter, auf dem analoge Akten und Dokumente gelagert werden, muss bezahlt werden.
Über intelligente Suchsysteme kann jederzeit auf alle relevanten Informationen, wie zum Beispiel Rechnungen, Belege, Formulare oder Planungen, zugegriffen werden. Das spart viel Zeit und ermöglicht die effektive und gewinnbringende Arbeit mit Querverweisen.
Die Ordnung und Übersicht, die eine elektronische Archivierung schafft, verbessern die Büroorganisation: Nie wieder verschwinden täglich benötigte Arbeitsakten zwischen Bestandsakten. Alle Unterlagen stehen zum direkten Zugriff zur Verfügung.
Alte, nicht mehr benötigte Dokumente werden „mit einem Klick“ gelöscht und müssen nicht in stundenlanger Kleinarbeit herausgesucht und vernichtet werden. Der Zugriff auf wichtige Informationen ist von überall her möglich.
Auch großformatige Dokumente, wie zum Beispiel Baupläne, sind in ihrer jeweils aktuellsten Version verfügbar und können von mehreren Stellen gleichzeitig genutzt werden.
Dank des Hostings bei einem speziellen Dienstleister ist die Sicherheit der Daten garantiert: Alle Datensätze werden gleichzeitig an mehreren Stellen aufbewahrt und mit Backup-Lösungen zusätzlich abgesichert.
Wir unterstützen Sie auf Ihrem Weg zum kosteneffizienten Informationsmanagement:
Neben unserer Scan-Dienstleistung für Akten und Baupläne sowie unserem Archivierungs-Angebot für Ihre Unterlagen auf Papier, stellen wir Ihnen mit unseren intelligenten Software-Lösungen ein wichtiges Tool zur Verfügung, um die Vorteile der Digitalisierung effektiv zu nutzen.
Ihre komplette Post wird von uns gescannt und mit OCR (Optical Character Recognition ⇒ Texterkennung) in maschinenlesbare Dokumente umgewandelt, sodass eintreffende Rechnungen und offizielle Schreiben sofort ins System integriert werden.
Baupläne werden im XXL-Format von unseren Spezialisten per Hand oder mit Spezialprogrammen in digitale Arbeitsunterlagen vektorisiert. So können sie mit aktuellen CAD-Softwarelösungen weiterverarbeitet werden.
Durch den Einsatz von Projektraum-Softwaresystemen werden alle mit der Bauplanung verbundenen Dokumente zentral auf einer einzigen Plattform verwaltet. So werden Fehler durch den Einsatz überholter Baupläne vermieden, eine effektivere Planung ermöglicht und Kosten gespart.
Durch das Scannen von Dias oder Bildern wird der Alterungsprozess umgangen und Ihre wichtigen Dokumentationen sind auf Jahre hinaus gesichert! Weitere Vorteile sind Bildverbesserungen, die die Lesbarkeit optimieren, bis hin zu einer schnellen und genauen OCR-unterstützten Indizierung zur Nutzung in unseren Dokumentenmanagement-Systemen.
Auch Kunstwerke können gescannt werden: Eine hochwertige Reproduktion eines einzigartigen Gemäldes auf Leinwand oder einem Fineartpapier ist eine sichere Alternative für Ausstellungen oder das Firmenfoyer. Farbgetreue und bis in die Randbereiche detailscharfe und gleichmäßig ausgeleuchtete Digitalisierungen sind die Ergebnisse unserer Reproduktionen, die dem Vergleich mit dem Original standhalten.
Sie benötigen einige Ihrer Unterlagen als analoges Dokument? Wir drucken es! Sollten Sie doch einmal eine Anzahl von Plänen oder Unterlagen benötigen, ist das kein Problem: Sie bestimmen aus dem System heraus, was wann und wo gedruckt werden soll. Wir stellen die Daten in gedruckter Form dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden, und das zeitnah: Pläne, Aktenkopien, Listen usw. werden auf Wunsch sogar auf der Baustelle oder zeitgleich an mehreren Orten erzeugt.
Gerne beraten wir Sie im persönlichen Gespräch bei der Planung und Umsetzung Ihrer persönlichen Informations-Management Lösung: Sprechen Sie uns einfach an!
Weitere Dienstleistungen
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